Notaries
Mehr Überblick. Weniger Routine.

Ihr digitaler Verlassenschafts­manager

Notaries erkennt, ordnet und prüft eingehende Dokumente zu Verlassenschaften. Ihr Team gibt frei, die Software legt ab – lokal im Kanzleinetz.

Demo anfragen So funktioniert es
1 · Überblick 2 · Prüfen & freigeben 3 · Akten im Blick
Läuft ausschließlich im Kanzleinetz Texterkennung mit KI auf dem eigenen Server Ablage direkt im Aktenordner der Kanzlei Entwickelt in Hallein, Österreich
Ablauf

Vom Posteingang in den Aktenordner – in vier Schritten

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    Erfassen

    Scans, PDFs und E-Mails aus Outlook in die Ablage ziehen oder in den Scanordner legen. Stapel werden automatisch in einzelne Dokumente getrennt.

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    Erkennen

    Notaries erkennt Dokumenttyp, Absender, Datum und die Aktenzahl des Gerichts – auch handschriftlich – und schlägt den passenden Akt vor.

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    Prüfen & freigeben

    Eindeutige Dokumente gesammelt freigeben. Unsichere Angaben sind im Original markiert und mit einem Tastendruck bestätigt.

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    Ablegen

    Freigegebene Dokumente landen als PDF mit sprechendem Dateinamen im richtigen Aktenordner. Jeder Schritt steht im Protokoll.

Funktionen

Alles, was eine Verlassenschaft an Papier erzeugt – geordnet

Prüfen ohne Suchen

Original links, erkannte Angaben rechts. Jede unsichere Angabe trägt eine Nummer – an genau derselben Stelle im Dokument. Dazu der Akt-Vorschlag über die Aktenzahl des Gerichts.

  • Freigeben mit Enter, Klärfall mit K
  • Warteschlange nach Aufwand: eindeutig, kontrollieren, unsicher
  • Seiten drehen, ergänzen und zusammenführen

Jeder Akt auf einen Blick

Notaries prüft jeden Akt gegen Ihre Liste der Pflichtdokumente – von der Sterbemitteilung bis zum Beschluss. Ein Balken zeigt, was vorhanden ist, was in Prüfung ist und was fehlt.

  • 20 Pflichtdokumente, frei konfigurierbar
  • Hinweis auf doppelt angelegte Akten
  • Aktiva aus Bankauskünften direkt erfasst

Posteingang verteilen

Post ohne Akt mit einem Klick an die zuständige Person – mit Vorschlag und Sammelaktion.

Klärfälle

Fehlt die Aktenzahl, wird der Fall gesammelt und direkt in der Zeile zugeordnet.

Duplikate erkennen

Doppelt eingegangene Dokumente werden markiert und lassen sich aussortieren.

Anfragen aus Vorlagen

Anfragen an Banken, Pensions- und Sozialversicherung aus Ihren Word-Vorlagen erstellen.

Abwesenheits-Assistent

Urlaub eintragen, Vertretung festlegen – Dokumente gehen automatisch an die richtige Person.

Archiv mit Aufbewahrung

Abgeschlossene Akten wandern ins Archiv und werden nach der festgelegten Aufbewahrungszeit aus der Software entfernt.

Ablage mit Regeln

Ordnerstruktur und Dateinamen nach Ihrem Schema, z. B. Datum, Dokumenttyp und Absender.

Seitenverbrauch im Blick

Lizenz nach Seitenkontingent, mit Monats- und Jahresübersicht als Excel.

Aktbericht

Der ganze Akt als PDF – auf Knopfdruck

Stammdaten, Beteiligte, Pflichtdokumente, Vermögensübersicht mit Quellen, Dokumentenverzeichnis und Verlauf. Bei Abschluss wird der Bericht automatisch im Aktenordner abgelegt.

Sicherheit und Betrieb

Ihre Akten bleiben in Ihrer Kanzlei

Lokal im Kanzleinetz

Software und Texterkennung laufen auf dem eigenen Server. Keine Cloud, kein Datenabfluss.

Rollen und Zugänge

Mitarbeiter, Key-User, Posteingang und Admin – jede Person mit eigenem Kürzel und Passwort.

Nächtliche Sicherung

Jede Nacht eine verschlüsselte Sicherung aller Daten auf einen Ordner Ihrer Wahl.

Lückenloses Protokoll

Wer hat wann welches Dokument bearbeitet, freigegeben, abgelegt oder gelöscht.

Kontakt

Notaries in Ihrer Kanzlei sehen

Wir zeigen Ihnen Notaries mit Beispielakten und besprechen, wie die Software in Ihr Kanzleinetz und Ihre Aktenablage passt.

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